Stock opname gudang dengan ribuan SKU akan lebih terkontrol jika pekerjaan dibagi berdasarkan zona, lokasi penyimpanan, atau kelompok barang, lalu dipantau melalui master count list.
Daftar ini digunakan untuk melacak petugas, status penghitungan, selisih stok, dan kebutuhan penghitungan ulang (recount).
Dengan pembagian kerja yang jelas, tim dapat mengurangi risiko barang terlewat, dihitung dua kali, atau tidak diketahui statusnya.
Menambah jumlah petugas saja tidak cukup apabila setiap orang menggunakan acuan lokasi dan pencatatan yang berbeda. Karena itu, cara stock opname barang dalam skala besar perlu mengutamakan pembagian workload, identifikasi lokasi, serta pemisahan penghitungan normal dari kasus yang memerlukan pemeriksaan tambahan.
Mengapa Ribuan SKU Tidak Sebaiknya Dihitung sebagai Satu Daftar Besar?
Kompleksitas stock opname tidak hanya berasal dari banyaknya SKU, tetapi juga dari:
- Jumlah lokasi penyimpanan
- Lot atau batch
- Satuan barang yang perlu diperiksa
Satu SKU bahkan dapat disimpan di beberapa lokasi berbeda sehingga penghitungan harus mencakup titik penyimpanan yang relevan.
Sumber mendukung pembentukan permintaan penghitungan berdasarkan item, lot, subinventory, dan locator atau lokasi penyimpanan tertentu. Pendekatan ini menunjukkan pentingnya menentukan unit kerja secara spesifik, bukan hanya mengandalkan daftar panjang nama barang.
Jika semua SKU dimasukkan ke satu daftar tanpa pembagian yang jelas, beberapa masalah dapat muncul:
- Barang terlewat karena daftar terlalu panjang.
- SKU atau lokasi yang sama dihitung dua kali.
- Petugas kesulitan mengetahui bagian yang sudah selesai.
- Hasil yang berbeda dari catatan sistem tercampur dengan hasil penghitungan normal.
- Supervisor sulit memantau kemajuan setiap tim.
Pembagian pekerjaan menjadi kelompok yang lebih kecil membantu memperjelas tanggung jawab dan memudahkan pemantauan kemajuan penghitungan.
Buat Master Count List untuk Mengendalikan Setiap Batch Penghitungan
Master count list merupakan daftar kendali utama yang memuat seluruh pekerjaan stock opname beserta statusnya.
Fungsinya bukan sekadar mencatat SKU, melainkan menjadi acuan bersama bagi petugas, supervisor, dan tim inventory control.
Setidaknya, master count list dapat memuat informasi berikut:
- Zona: area utama tempat barang disimpan.
- Lokasi/bin: rak, tingkat, atau titik penyimpanan yang spesifik.
- Kelompok SKU: kelompok barang yang menjadi cakupan penghitungan.
- Petugas: personel yang bertanggung jawab.
- Status count: belum dimulai, sedang dihitung, selesai, atau perlu pemeriksaan.
- Discrepancy: keterangan apabila jumlah fisik berbeda dari catatan sistem.
- Recount: penanda apakah penghitungan ulang diperlukan dan apakah sudah diselesaikan.
Contoh pembagian master count list:
| Zona | Lokasi | Kelompok SKU | Petugas | Status Count | Discrepancy/Recount |
| A | A-01 sampai A-05 | Produk kemasan | Tim 1 | Selesai | Tidak ada |
| B | B-01 sampai B-04 | Bahan baku | Tim 2 | Berjalan | Belum diperiksa |
| C | C-01 sampai C-06 | Produk jadi | Tim 3 | Belum dimulai | Belum ada |
Tabel tersebut hanya contoh format pembagian kerja, bukan standar kapasitas penghitungan.
Jumlah lokasi dan SKU per tim perlu disesuaikan dengan:
- Tingkat kesulitan
- Kondisi penyimpanan
- Kemampuan petugas
Status harus diperbarui segera setelah suatu bagian selesai. Dengan demikian, tim berikutnya dapat mengetahui lokasi yang masih perlu dihitung tanpa mengulang pekerjaan yang sudah tuntas.
Pilih Pembagian Workload: Berdasarkan Lokasi atau Berdasarkan SKU
Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk membagi pekerjaan stock opname. Pemilihannya bergantung pada tata letak gudang, pola penyimpanan, dan tujuan penghitungan.
1. Location-based counting
Metode ini membagi pekerjaan berdasarkan zona, rak, atau lokasi penyimpanan. Satu tim dapat menyelesaikan area tertentu secara berurutan sebelum berpindah ke area berikutnya.
Pendekatan ini cocok ketika tujuan utamanya adalah memastikan seluruh lokasi telah diperiksa. Sumber mendukung pengelompokan pekerjaan penghitungan berdasarkan lokasi, zona, atau kelompok kerja (work pool).
2. Item-based counting
Metode ini berfokus pada SKU tertentu, termasuk ketika barang yang sama tersebar di beberapa lokasi. Sumber menyediakan pendekatan item-driven cycle count untuk menghitung barang tertentu berdasarkan karakteristiknya di lokasi penyimpanan.
Metode ini berguna ketika hanya SKU tertentu yang perlu diperiksa, misalnya barang dengan riwayat selisih atau barang prioritas tinggi.
3. Partial location counting
Jika hanya sebagian produk dalam suatu lokasi yang perlu dihitung, partial location counting dapat menjadi pilihan. Sumber mendukung penghitungan produk atau varian tertentu tanpa harus menghitung seluruh persediaan di lokasi tersebut.
Apa pun metode yang dipilih, tetapkan cakupan setiap pekerjaan secara jelas. Hindari penugasan yang tumpang tindih tanpa koordinasi karena dapat menyebabkan satu SKU atau lokasi dihitung berulang kali.
Pastikan SKU & Lokasi Mudah Diidentifikasi Saat Counting
Ketika jumlah SKU mencapai ribuan, petugas tidak seharusnya bergantung pada deskripsi informal seperti “rak kiri” atau “bagian belakang”. Setiap lokasi perlu memiliki kode yang konsisten agar dapat ditemukan dan diverifikasi oleh seluruh tim.
1. Gunakan kode lokasi yang konsisten
Susun identitas lokasi berdasarkan struktur gudang, misalnya zona, lorong (aisle), rak (rack), tingkat (level), dan bin. Format kode harus mudah dipahami serta diterapkan secara konsisten dalam daftar kerja dan sistem persediaan.
Sumber menjelaskan bahwa lokasi fisik dapat diidentifikasi secara unik untuk mendukung kebutuhan identifikasi dalam rantai pasok. Prinsip ini dapat diterapkan dalam penataan identitas lokasi gudang tanpa harus menggunakan sistem yang rumit.
2. Cocokkan identitas barang dengan lokasi
Pastikan label SKU dan kode lokasi dapat dibaca dengan jelas. Jika barang dipindahkan, perubahan lokasi perlu dicatat agar master count list tidak mengarahkan petugas ke tempat yang sudah tidak sesuai.
3. Pertimbangkan barcode, scanner, atau perangkat mobile
Untuk gudang dengan volume SKU tinggi, pemindaian barcode dapat membantu mengurangi kesalahan input dan mempercepat pencatatan identitas barang. Salah satu sumber mendukung proses cycle counting melalui perangkat mobile.
Namun, teknologi tidak otomatis menyelesaikan masalah jika kode barang, label, dan data lokasi belum tertata. Rapikan data dasar terlebih dahulu sebelum meningkatkan penggunaan perangkat digital.
Pisahkan Normal Count dari Discrepancy dan Recount
Penghitungan normal dan penghitungan ulang sebaiknya dikelola sebagai status pekerjaan yang berbeda. Pemisahan ini membantu tim fokus pada hasil yang membutuhkan perhatian tanpa mengulang seluruh area.
1. Tutup hasil yang sudah sesuai
Jika jumlah fisik sesuai dengan catatan dan seluruh cakupan telah diperiksa, tandai pekerjaan sebagai selesai.
Pastikan status tersebut tercatat agar petugas lain tidak mengulang penghitungan yang sama.
2. Masukkan selisih ke daftar exception
Jika hasil penghitungan berbeda dari catatan sistem, beri status khusus untuk ditinjau. Catat SKU, lokasi, hasil penghitungan, dan informasi yang diperlukan untuk pemeriksaan berikutnya.
3. Lakukan recount pada item yang membutuhkan verifikasi
Penghitungan ulang difokuskan pada hasil yang belum meyakinkan atau memerlukan persetujuan. Sumber menyediakan status Pending review untuk hasil yang memiliki perbedaan dan mendukung proses pemeriksaan sebelum hasil diterima.
Dengan cara ini, tim tidak perlu mengulang pekerjaan pada semua SKU. Supervisor dapat memantau daftar exception secara terpisah dan memastikan setiap selisih memiliki tindak lanjut yang jelas.
Satukan Hasil Setiap Batch ke Prosedur Stock Opname yang Konsisten
Setelah seluruh batch selesai, pastikan hasil penghitungan setiap zona dan kelompok SKU dapat dikonsolidasikan. Data yang telah dikumpulkan tetap perlu dicocokkan dengan catatan persediaan, direkonsiliasi, dan ditindaklanjuti apabila terdapat selisih.
Master count list membantu memastikan tidak ada pekerjaan yang tertinggal, tetapi daftar tersebut bukan pengganti prosedur stock opname yang menyeluruh.
Konsistensi pencatatan, pemeriksaan, dan persetujuan tetap diperlukan agar hasil akhir dapat dipertanggungjawabkan.
Setelah workload ribuan SKU sudah dibagi per area dan status penghitungan dapat dilacak, tahap berikutnya adalah memastikan proses penghitungan, pencocokan, rekonsiliasi, dan tindak lanjut selisih berjalan konsisten.
Pelajari prosedur stock opname gudang secara menyeluruh agar hasil setiap batch dapat disatukan menjadi data persediaan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.
