Jika seluruh barang di gudang dihitung dengan frekuensi yang sama, waktu dan tenaga tim mungkin tidak digunakan secara optimal.
Sebagian barang bergerak setiap hari, sementara barang lain jarang berpindah atau memiliki risiko selisih yang berbeda.
Karena itu, frekuensi stock opname sebaiknya ditentukan berdasarkan pergerakan barang, nilai, tingkat kepentingan, riwayat selisih, dan kapasitas tim, bukan menggunakan satu jadwal untuk semua persediaan.
Pengelompokan ini membantu pengelola gudang memprioritaskan barang yang membutuhkan pengawasan lebih ketat tanpa harus melakukan full stock opname berulang kali. Dengan pendekatan yang tepat, penghitungan persediaan dapat direncanakan secara lebih terarah dan realistis.
Mengapa Frekuensi Stock Opname Tidak Bisa Disamaratakan?
Setiap SKU (stock keeping unit atau kode identifikasi produk) memiliki karakteristik berbeda.
Barang dengan transaksi tinggi lebih sering mengalami perubahan jumlah stok, sedangkan barang bernilai tinggi atau sering mengalami selisih membutuhkan perhatian khusus meskipun pergerakannya tidak terlalu cepat.
Sumber menyediakan metode cycle counting yang memungkinkan persediaan dikelompokkan berdasarkan kategori dan jadwal penghitungan. Sumber lainnya juga mendukung pengaturan kelas serta interval penghitungan sesuai kebutuhan operasional. Artinya, frekuensi dapat disesuaikan dengan karakteristik barang dan kebijakan perusahaan.
Menyamaratakan jadwal berisiko membuat barang yang membutuhkan pengawasan lebih ketat justru kurang diperhatikan. Sebaliknya, menghitung semua barang terlalu sering dapat membebani tim dan mengurangi waktu untuk kegiatan gudang lainnya.
Gunakan Pergerakan Barang untuk Menentukan Prioritas Counting
Kecepatan pergerakan barang dapat menjadi dasar awal untuk menentukan prioritas penghitungan. Namun, kategori pergerakan tidak secara otomatis menetapkan jumlah penghitungan yang harus dilakukan.
1. Barang fast-moving
Fast-moving adalah barang yang sering keluar-masuk atau memiliki tingkat transaksi tinggi.
Perubahan stok yang sering terjadi membuat barang ini layak dipertimbangkan untuk pemeriksaan lebih rutin, terutama jika kesalahan jumlah dapat mengganggu pemenuhan pesanan.
2. Barang slow-moving
Slow-moving merupakan barang yang bergerak relatif lambat. Frekuensi pemeriksaannya dapat disesuaikan dengan risiko selisih, nilai barang, dan kebutuhan bisnis.
Pergerakan yang rendah tidak selalu berarti barang tersebut tidak penting.
3. Barang non-moving
Barang non-moving tidak menunjukkan pergerakan dalam periode yang ditentukan perusahaan.
Penghitungan tetap diperlukan untuk memastikan stok fisik sesuai catatan, sekaligus membantu mengidentifikasi persediaan yang tidak lagi digunakan.
4. Barang yang berpotensi menjadi dead stock
Potential dead stock adalah persediaan yang berisiko tidak terjual atau tidak digunakan dalam waktu lama. Barang seperti ini perlu dipantau untuk mengetahui keberadaan, kondisi, dan relevansinya terhadap kebutuhan operasional.
Klasifikasi tersebut perlu ditinjau secara berkala. Barang yang sebelumnya lambat bergerak dapat menjadi fast-moving ketika permintaan meningkat, sehingga prioritas penghitungan juga perlu berubah.
Selain Pergerakan, Faktor Apa yang Perlu Dipertimbangkan?
Kecepatan pergerakan bukan satu-satunya dasar untuk menentukan frekuensi stock opname.
Beberapa faktor berikut dapat membantu pengelola gudang menetapkan prioritas dengan lebih tepat.
1. Nilai barang
Barang bernilai tinggi dapat menjadi prioritas pemeriksaan karena selisih jumlahnya berpotensi menimbulkan dampak finansial lebih besar.
Analisis ABC dapat membantu mengelompokkan persediaan berdasarkan nilai atau kriteria kepentingan yang ditetapkan perusahaan.
2. Tingkat kepentingan terhadap operasional
Barang yang dibutuhkan untuk proses produksi atau pemenuhan pesanan penting perlu mendapatkan perhatian khusus. Kekurangan barang tersebut dapat menghambat aktivitas meskipun nilai per unitnya tidak tinggi.
3. Riwayat selisih stok
Barang yang berulang kali mengalami perbedaan antara catatan sistem dan jumlah fisik layak diprioritaskan untuk pemeriksaan lebih sering.
Hal ini berlaku meskipun barang tersebut tidak termasuk kategori fast-moving.
4. Jenis barang dan pola penyimpanan
Barang dengan karakteristik penyimpanan tertentu, kemasan serupa, atau lokasi yang mudah tertukar mungkin membutuhkan kontrol tambahan. Risiko kehilangan, kerusakan, dan kesalahan pencatatan juga perlu diperhitungkan.
5. Perubahan volume transaksi
Lonjakan pesanan, penambahan SKU baru, perubahan pemasok, atau perubahan pola distribusi dapat memengaruhi risiko selisih. Klasifikasi prioritas perlu diperbarui ketika kondisi tersebut berubah.
Sumber mendukung penentuan cycle counting berdasarkan kelas ABC maupun kategori barang. Pendekatan ini menunjukkan bahwa klasifikasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengendalian persediaan, bukan hanya berdasarkan kecepatan pergerakan.
Cara Menentukan Frekuensi Stock Opname dari Klasifikasi Barang
Agar jadwal tidak sekadar berdasarkan perkiraan, gunakan alur berikut sebagai dasar penyusunan kebijakan penghitungan.
1. Klasifikasikan seluruh barang
Kelompokkan SKU berdasarkan pergerakan, nilai, tingkat kepentingan, dan riwayat selisih. Satu barang dapat masuk kategori prioritas tinggi meskipun pergerakannya lambat.
2. Tentukan tingkat prioritas
Tetapkan kelompok prioritas tinggi, sedang, dan rendah berdasarkan risiko serta kebutuhan operasional. Jika menggunakan kelas A, B, dan C, tentukan terlebih dahulu kriteria yang membedakan setiap kelas.
3. Tetapkan target frekuensi
Tentukan barang yang perlu dihitung lebih sering, dengan frekuensi menengah, atau lebih jarang.
Hindari menetapkan interval yang sama untuk semua gudang karena jumlah SKU, volume transaksi, dan tingkat risikonya berbeda.
4. Sesuaikan dengan kapasitas tim
Perkirakan jumlah barang yang dapat dihitung secara realistis dalam setiap periode. Target harus mempertimbangkan jumlah petugas, waktu pemeriksaan, dan kebutuhan operasional lainnya.
5. Masukkan ke kalender dan evaluasi hasil
Susun jadwal berdasarkan hari kerja dan kapasitas tim. Sumber menjelaskan bahwa penjadwalan cycle counting dapat mempertimbangkan jumlah barang dalam setiap kelas, frekuensi penghitungan, dan kalender hari kerja organisasi.
Contoh arah penentuan frekuensi dapat dilihat pada tabel berikut.
| Kategori Barang | Karakteristik | Prioritas | Arah Frekuensi |
| A | Nilai tinggi, sangat penting, atau berisiko tinggi | Tinggi | Lebih sering |
| B | Kepentingan dan risiko menengah | Sedang | Frekuensi menengah |
| C | Risiko relatif rendah berdasarkan kriteria perusahaan | Lebih rendah | Lebih jarang, sesuai kebutuhan |
Pembagian A, B, dan C di atas hanya contoh. Kelas tidak otomatis menentukan frekuensi tertentu. Perusahaan perlu menetapkan parameter dan interval berdasarkan kebijakan, risiko, serta kondisi aktual gudang.
Pastikan Jadwal Masih Realistis untuk Kapasitas Tim dan Operasional
Jadwal yang baik bukan hanya jadwal yang mampu mencakup seluruh persediaan, tetapi juga jadwal yang dapat dijalankan tanpa mengganggu kegiatan gudang secara berlebihan.
Periksa kembali apakah jumlah SKU yang harus dihitung sesuai dengan waktu dan tenaga yang tersedia.
Jika beban terlalu besar, penghitungan dapat dibagi berdasarkan lokasi atau kelompok barang, kemudian dijadwalkan sesuai prioritas. Sisakan kapasitas untuk pemeriksaan tambahan ketika ditemukan indikasi selisih.
Jadwal stock opname yang sudah dibagi berdasarkan prioritas tetap perlu didukung area penyimpanan, penandaan lokasi, akses pemeriksaan, dan kontrol barang yang jelas. Gunakan flowchart kesiapan gudang untuk mengecek apakah proses stock opname dapat dijalankan tanpa menambah hambatan operasional.
Kapan Frekuensi Stock Opname Perlu Dievaluasi Ulang?
Frekuensi stock opname bukan keputusan sekali jadi. Evaluasi jadwal ketika terjadi perubahan kondisi atau muncul tanda bahwa pengendalian persediaan perlu diperkuat.
1. Selisih stok terjadi berulang
Jika SKU tertentu terus mengalami perbedaan, naikkan prioritas pemeriksaan dan telusuri kemungkinan penyebabnya.
2. Pola transaksi berubah
Lonjakan permintaan, penambahan produk, atau perubahan pola distribusi dapat membuat klasifikasi lama tidak lagi sesuai.
3. Muncul indikasi masalah di luar jadwal reguler
Pemeriksaan tambahan atau spot counting dapat dilakukan ketika terdapat indikasi selisih atau kondisi yang membutuhkan verifikasi segera.
Sumber mendukung pembuatan pekerjaan cycle counting melalui ambang batas tertentu maupun penghitungan tambahan di lokasi yang dipilih.
Setelah frekuensi dan prioritas barang ditentukan, hasilnya tetap bergantung pada cara penghitungan yang konsisten. Pelajari langkah-langkah stock opname untuk membantu proses pencatatan, pemeriksaan selisih, dan tindak lanjut berjalan lebih teratur.
Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.
