Menentukan waktu stock opname perlu mempertimbangkan aktivitas gudang, volume transaksi, dan metode penghitungan yang digunakan.
Waktu stock opname tidak selalu harus malam hari, akhir bulan, atau akhir tahun.
Untuk gudang yang dapat membatasi pergerakan barang sementara, full stock opname bisa dilakukan pada periode aktivitas relatif rendah. Sementara itu, gudang yang harus terus melayani pesanan dapat menggunakan cycle counting, yaitu penghitungan persediaan secara bertahap.
Pemilihan jadwal yang tepat membantu menjaga akurasi data persediaan tanpa menghentikan proses penerimaan barang (inbound), pengiriman (outbound), dan pemenuhan pesanan secara berlebihan.
Apa yang Menentukan Waktu Terbaik untuk Stock Opname?
Tidak ada satu jadwal yang cocok untuk seluruh gudang. Waktu pelaksanaan perlu disesuaikan dengan kondisi operasional dan metode penghitungan persediaan yang dipilih.
1. Metode stock opname yang digunakan
Full stock opname menghitung persediaan dalam cakupan yang luas pada periode tertentu. Metode ini lebih mudah dikendalikan ketika pergerakan barang dapat dibatasi.
Sebaliknya, cycle counting membagi penghitungan ke area, lokasi penyimpanan, atau kelompok barang tertentu sehingga aktivitas gudang tidak harus berhenti secara keseluruhan.
2. Volume transaksi harian
Gudang dengan transaksi tinggi lebih berisiko mengalami ketidaksesuaian data jika barang terus bergerak selama penghitungan.
Karena itu, pilih periode ketika penerimaan dan pengiriman relatif rendah atau gunakan penghitungan bertahap.
3. Pola inbound dan outbound
Perhatikan jadwal kedatangan pemasok, pengiriman pesanan, serta waktu puncak aktivitas.
Penghitungan sebaiknya tidak berbenturan dengan periode ketika gudang harus menangani banyak barang masuk dan keluar.
4. Kemampuan membatasi operasional
Jika aktivitas dapat dihentikan sementara, perusahaan bisa menentukan periode penghitungan dengan batas transaksi yang jelas.
Namun, jika gudang beroperasi sepanjang hari, metode penghitungan bertahap mungkin lebih sesuai.
5. Prioritas barang dan kebutuhan pelaporan
Barang bernilai tinggi, sering bergerak, atau memiliki risiko selisih persediaan dapat menjadi prioritas penghitungan. Jadwal juga perlu mempertimbangkan kebutuhan laporan keuangan, audit, dan tanggal pelaporan persediaan.
Sumber membedakan metode inventaris fisik berdasarkan cara dan jadwal penghitungan, sehingga pendekatan yang digunakan perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Kapan Full Stock Opname Sebaiknya Dilakukan?
Full stock opname lebih tepat dijadwalkan ketika aktivitas gudang dapat dikendalikan dan dampak penghentian operasional relatif kecil.
Periode aktivitas rendah bisa menjadi pilihan, tetapi waktu pastinya bergantung pada pola bisnis masing-masing.
1. Saat aktivitas gudang relatif rendah
Identifikasi hari atau jam ketika penerimaan, pengiriman, dan pengambilan barang cenderung berkurang.
Jangan langsung menganggap malam hari atau akhir pekan sebagai pilihan terbaik karena sebagian gudang justru memiliki aktivitas tinggi pada waktu tersebut.
2. Ketika transaksi dapat dibatasi
Tentukan tanggal penghitungan dan aturan untuk transaksi yang berlangsung selama periode tersebut. Jika memungkinkan, terapkan cut-off, yaitu batas waktu pencatatan transaksi, atau posting block, yaitu pembatasan sementara pencatatan transaksi persediaan di sistem.
Jika barang masih harus bergerak, setiap transaksi perlu dikendalikan dan dicatat dengan jelas. Pembatasan ini membantu memastikan data sistem yang dibandingkan dengan hasil penghitungan mengacu pada waktu yang sama.
3. Saat kebutuhan laporan sudah terjadwal
Jika stock opname berkaitan dengan tutup buku atau audit, susun jadwal berdasarkan tenggat pelaporan.
Berikan waktu yang cukup agar kegiatan penghitungan tidak berbenturan dengan tenggat pengiriman atau aktivitas penting lainnya.
Bagaimana Jika Operasional Gudang Tidak Bisa Berhenti?
Gudang yang melayani pesanan sepanjang hari tidak harus menunggu hingga seluruh aktivitas dapat dihentikan untuk menghitung persediaan.
Salah satu alternatifnya adalah cycle counting atau penghitungan persediaan secara berkala pada bagian tertentu.
1. Gunakan cycle counting secara bertahap
Penghitungan dapat dibagi berdasarkan lokasi penyimpanan, area gudang, atau kelompok SKU (stock keeping unit, yaitu kode untuk membedakan setiap jenis produk).
Dengan demikian, tim dapat menghitung bagian tertentu tanpa harus menghentikan seluruh operasional.
Sumber mendukung penjadwalan pekerjaan cycle counting berdasarkan rencana penghitungan maupun ambang batas tertentu. Dalam kondisi yang sesuai, stok pada lokasi yang sedang dijadwalkan untuk dihitung tetap dapat tersedia untuk reservasi dan proses pengiriman.
2. Pertimbangkan dynamic atau continuous counting
Continuous counting berarti penghitungan persediaan disebarkan sepanjang tahun, bukan dilakukan sekaligus pada satu tanggal. Sementara itu, dynamic cycle counting dapat digunakan untuk memicu penghitungan berdasarkan kondisi atau aturan yang ditetapkan dalam sistem.
Sumber menjelaskan bahwa penghitungan berkelanjutan memberikan fleksibilitas karena pekerjaan dapat dibagi sepanjang tahun. Namun, metode ini tetap membutuhkan jadwal, pencatatan, dan pengendalian pergerakan barang yang konsisten.
Apakah Semua Barang Perlu Dihitung pada Waktu yang Sama?
Tidak selalu. Frekuensi penghitungan dapat disesuaikan dengan tingkat kepentingan, kecepatan pergerakan, dan risiko selisih setiap barang. Sumber menjelaskan bahwa barang fast-moving dapat dihitung lebih sering dibandingkan barang slow-moving.
Berikut contoh pendekatan waktu berdasarkan kondisi operasional:
| Kondisi Operasional | Pendekatan Waktu |
| Gudang dapat berhenti sementara | Jadwalkan full stock opname ketika aktivitas relatif rendah dan pergerakan barang bisa dibatasi |
| Gudang harus tetap beroperasi | Bagi penghitungan berdasarkan area, lokasi, atau kelompok SKU |
| Gudang beroperasi 24 jam | Susun jadwal bergilir dan kendalikan transaksi selama setiap sesi penghitungan |
| Barang fast-moving | Pertimbangkan frekuensi penghitungan lebih tinggi sesuai risiko dan kebutuhan bisnis |
| Barang slow-moving | Atur penghitungan berdasarkan tingkat kepentingan, risiko, dan kebijakan persediaan |
| Memerlukan full count pada tanggal tertentu | Tetapkan tanggal penghitungan, batas transaksi, dan koordinasi dengan tim terkait |
Tabel tersebut merupakan panduan awal, bukan aturan frekuensi yang berlaku untuk semua gudang.
Penentuan jadwal perlu mempertimbangkan jumlah SKU, kemampuan sistem, risiko selisih, dan kebutuhan pelaporan.
Apa yang Perlu Disiapkan agar Stock Opname Tidak Mengganggu Operasional?
Sebelum menetapkan jadwal, pengelola gudang dapat menggunakan checklist berikut:
- Tentukan cakupan penghitungan: Putuskan apakah seluruh persediaan akan dihitung sekaligus atau secara bertahap.
- Pilih periode yang sesuai: Periksa pola transaksi dan waktu puncak inbound-outbound.
- Komunikasikan cut-off: Sampaikan batas waktu transaksi kepada tim gudang, penjualan, pembelian, dan administrasi.
- Atur pergerakan barang: Tentukan apakah transaksi dihentikan sementara, dibatasi pada area tertentu, atau tetap berjalan dengan pencatatan yang terkontrol.
- Bagi area dan tim: Tetapkan bagian yang dihitung serta petugas yang bertanggung jawab.
- Tentukan titik pembanding data: Pastikan waktu pencatatan persediaan dalam sistem jelas agar dapat dibandingkan dengan hasil penghitungan fisik.
Persiapan ini membantu memilih waktu stock opname yang sesuai sekaligus mengurangi risiko gangguan operasional dan perbedaan data.
Setelah waktu dan metode stock opname ditentukan, langkah berikutnya adalah memastikan proses penghitungan, pengendalian transaksi, pencocokan, dan rekonsiliasi berjalan dengan urutan yang jelas.
Pelajari prosedur stock opname gudang hingga rekonsiliasi data agar pelaksanaannya lebih terkontrol.
Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.
