Stock opname yang konsisten perlu dilakukan melalui urutan kerja yang jelas, mulai dari persiapan, pembagian tanggung jawab, penghitungan fisik, pencocokan dengan data persediaan, hingga pemeriksaan selisih.
Dengan setiap tahap memiliki titik kontrol, kami dapat mengurangi risiko barang terlewat, dihitung dua kali, atau salah dicatat.
1. Langkah Persiapan Sebelum Penghitungan Stock Opname
Sebelum penghitungan dimulai, kami memastikan seluruh kebutuhan stock opname sudah dipersiapkan.
Tahap ini penting karena kesalahan dalam stock opname sering kali tidak hanya terjadi ketika barang dihitung, tetapi juga akibat persiapan yang kurang tertata.
Jadwal, cakupan barang, anggota tim, dan alat pencatatan perlu ditentukan sejak awal.
Kami menetapkan waktu pelaksanaan yang memungkinkan aktivitas keluar-masuk barang dikendalikan sementara. Selanjutnya, tentukan area, rak, kategori, atau kode barang yang akan diperiksa.
Jika cakupannya besar, pembagian area menjadi beberapa bagian dapat membuat proses lebih mudah dikendalikan dan mengurangi risiko ada lokasi yang terlewat.
Area penyimpanan juga perlu dirapikan sebelum penghitungan. Barang sejenis sebaiknya ditempatkan secara berdekatan dan identitas barang dibuat mudah dikenali.
Barang yang berada dalam kondisi khusus, seperti retur, rusak, atau menunggu proses tertentu, perlu dipisahkan dan dicatat sesuai kebijakan perusahaan agar tidak tercampur dengan stok yang siap digunakan atau dijual.
Tetapkan Tanggung Jawab Tim Penghitung dan Pemeriksa
Pembagian tugas menjadi salah satu titik kontrol penting dalam stock opname. Kami menyarankan agar tugas penghitungan, pencatatan, dan pemeriksaan hasil tidak seluruhnya dibebankan kepada satu orang.
Penghitung berfokus memastikan jumlah fisik sesuai kondisi sebenarnya, sedangkan pencatat memastikan hasil tersebut terdokumentasi dengan benar.
Pemeriksa kemudian meninjau hasil penghitungan, terutama ketika terdapat angka yang tidak sesuai dengan catatan persediaan. Pembagian ini membantu mengurangi ketergantungan pada satu pihak dan memberikan kesempatan untuk menemukan kesalahan sebelum hasil disahkan.
Setiap anggota tim juga perlu mengetahui area atau kategori barang yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan demikian, proses dapat dilakukan secara sistematis tanpa tumpang tindih. Untuk area yang luas, kami menggunakan pembagian berdasarkan rak, zona penyimpanan, kategori, atau kode barang.
2. Langkah Penghitungan Fisik untuk Mengurangi Selisih Stok
Setelah persiapan selesai, penghitungan fisik dilakukan secara berurutan. Kami memulai dari satu area tertentu, kemudian bergerak ke area berikutnya sesuai urutan yang telah ditentukan.
Cara ini membantu memastikan setiap lokasi diperiksa dan memudahkan penelusuran apabila ditemukan perbedaan.
Setiap barang harus dihitung berdasarkan kondisi fisiknya dan dicatat sesuai identitas barang. Jangan langsung mengubah data persediaan hanya karena ditemukan jumlah yang berbeda. Hasil fisik perlu dicatat terlebih dahulu sehingga dapat dibandingkan dengan catatan yang tersedia.
Barang retur, rusak, atau barang dalam kondisi khusus juga perlu diperhatikan. Jika perusahaan memiliki ketentuan pencatatan tersendiri, kami mengikuti ketentuan tersebut agar jumlah yang diperiksa tidak tercampur antara kategori barang yang berbeda.
Tandai Barang yang Sudah Dihitung
Salah satu cara sederhana untuk mencegah barang dihitung dua kali adalah menggunakan penanda setelah suatu barang selesai diperiksa.
Penanda dapat berupa:
- Tag
- Tanda pada daftar pemeriksaan
- Metode sederhana lain yang mudah dikenali oleh seluruh anggota tim
Sebagai contoh, setelah satu rak selesai dihitung, kami memberikan tanda bahwa rak tersebut telah diperiksa. Tim kemudian melanjutkan ke rak berikutnya tanpa kembali ke area sebelumnya, kecuali terdapat instruksi pemeriksaan ulang.
Penanda juga membantu mencegah barang terlewat. Jika seluruh area yang sudah diperiksa memiliki tanda, anggota tim dapat dengan mudah melihat bagian mana yang belum selesai. Dengan cara tersebut, proses penghitungan menjadi lebih teratur tanpa harus bergantung pada ingatan masing-masing petugas.
3. Cocokkan Hasil Fisik dengan Catatan Persediaan
Setelah penghitungan selesai, hasil fisik dibandingkan dengan data persediaan yang tercatat. Kami memeriksa setiap item untuk mengetahui apakah jumlah fisik sama dengan jumlah yang terdapat dalam catatan inventaris.
Apabila terdapat perbedaan, item tersebut perlu diberi perhatian khusus sebelum dilakukan perubahan pada data. Jangan menganggap seluruh selisih sebagai kesalahan pencatatan secara otomatis.
Selisih dapat muncul karena transaksi yang belum tercatat, barang yang baru diterima, pengeluaran barang, retur, kerusakan, atau aktivitas lain yang terjadi di sekitar waktu penghitungan.
Untuk item yang memiliki selisih, kami melakukan penghitungan ulang. Pemeriksaan kedua membantu memastikan bahwa perbedaan bukan disebabkan oleh kesalahan menghitung, salah membaca identitas barang, atau barang yang sebelumnya tidak terlihat.
Cara mencocokkan stok fisik dengan sistem pada dasarnya dilakukan dengan membandingkan identitas barang dan jumlahnya.
Setelah identitas dipastikan benar, jumlah fisik dibandingkan dengan jumlah pada catatan persediaan. Hasil perbandingan kemudian dikelompokkan menjadi stok sesuai dan stok yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.
4. Periksa Penyebab Selisih Sebelum Hasil Disahkan
Ketika ditemukan perbedaan, kami tidak langsung menetapkan hasil akhir. Selisih perlu diperiksa untuk mengetahui kemungkinan penyebabnya.
Pemeriksaan dapat dilakukan dengan melihat catatan transaksi yang berkaitan dengan barang tersebut, termasuk:
- Penerimaan
- Pengeluaran
- Retur
- Kerusakan
- Aktivitas perpindahan barang
Langkah ini penting karena kesalahan dalam stock opname dapat terjadi pada beberapa titik:
- Barang mungkin dihitung dengan jumlah yang salah
- Transaksi mungkin belum tercatat
- Barang ditempatkan di lokasi yang berbeda dari catatan
Karena itu, hasil pemeriksaan fisik harus dilihat bersama informasi pendukung yang tersedia.
Jika setelah pemeriksaan ulang jumlah fisik tetap berbeda, selisih tersebut dicatat sebagai temuan yang membutuhkan tindak lanjut. Perubahan data persediaan sebaiknya dilakukan setelah proses pemeriksaan dan persetujuan sesuai prosedur perusahaan, bukan semata-mata untuk membuat angka fisik dan sistem terlihat sama.
Pastikan Setiap Selisih Memiliki Catatan Tindak Lanjut
Setiap selisih perlu memiliki catatan yang jelas. Kami setidaknya mencatat barang yang mengalami perbedaan, jumlah menurut hasil fisik, jumlah menurut catatan, besar selisih, serta hasil pemeriksaan atau tindak lanjut yang dilakukan.
Dokumentasi tersebut membantu tim mengetahui apakah masalah yang sama pernah terjadi sebelumnya. Jika selisih berulang pada barang atau area tertentu, informasi dari stock opname sebelumnya dapat menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki proses penyimpanan, pencatatan, atau pengendalian transaksi.
Stock opname tidak berhenti pada aktivitas menghitung barang. Hasil pemeriksaan juga menjadi catatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan konsistensi pengelolaan persediaan pada periode berikutnya.
5. Dari Hasil Penghitungan Menuju Laporan Stock Opname
Setelah jumlah fisik diverifikasi dan selisih diperiksa, proses stock opname belum sepenuhnya selesai. Kami menyusun hasil penghitungan, perbedaan yang ditemukan, serta tindak lanjutnya dalam dokumentasi yang mudah ditelusuri.
Dokumentasi yang konsisten membantu pemilik bisnis, kepala cabang, maupun tim warehouse memahami kondisi persediaan berdasarkan hasil pemeriksaan.
Catatan tersebut juga dapat digunakan sebagai dasar untuk mengevaluasi kesalahan yang berulang dan menentukan perbaikan pada pelaksanaan stock opname berikutnya.
Karena itu, hasil penghitungan sebaiknya tidak hanya disimpan sebagai angka, tetapi disusun menjadi laporan yang jelas dan mudah dievaluasi. Format, isi, dan cara penyusunannya perlu diperhatikan agar hasil stock opname dapat digunakan secara optimal dalam kegiatan operasional.
Anda sudah memahami langkah kerja yang membantu mengurangi selisih selama stock opname. Hasil penghitungan selanjutnya perlu dicatat secara konsisten agar perbedaan stok dapat ditelusuri dan dievaluasi.
Pelajari cara membuat laporan stock opname yang akurat dan mudah dievaluasi agar hasil pemeriksaan dapat digunakan untuk tindak lanjut operasional.
Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.
