Gudang yang terlihat sibuk belum tentu memiliki arus barang yang lancar. Jika barang menumpuk di satu titik dan pesanan semakin lama diproses meskipun jumlah pekerja tidak berkurang, kondisi tersebut bisa menjadi tanda bottleneck gudang.
Bottleneck terjadi ketika suatu proses tidak mampu mengikuti beban pekerjaan dari proses sebelumnya sehingga antrean mulai terbentuk.
Karena itu, langkah pertama bukan langsung menambah pekerja atau peralatan, melainkan menemukan proses yang benar-benar membatasi aliran barang.
Petakan Alur Barang Sebelum Mencari Bottleneck
Bottleneck gudang sulit ditemukan jika setiap aktivitas diperiksa secara terpisah. Alur barang perlu dipetakan terlebih dahulu agar hubungan antara pekerjaan yang masuk dan hasil dari setiap tahap terlihat jelas.
Gunakan urutan proses sebagai peta awal. Petakan alur operasional secara sederhana, mulai dari barang datang hingga dikirim kepada pelanggan:
- Receiving: barang diterima dan diperiksa.
- Putaway: barang dipindahkan ke lokasi penyimpanan.
- Storage: barang disimpan sampai dibutuhkan.
- Picking: barang diambil sesuai pesanan.
- Packing: barang disiapkan dan dikemas.
- Shipping: barang diserahkan untuk proses pengiriman.
Peta ini tidak harus rumit. Catat pekerjaan yang masuk, hasil yang selesai, serta proses berikutnya yang menunggu. Dengan begitu, supervisor dapat melihat apakah keterlambatan muncul saat barang baru diterima, ketika disimpan, atau menjelang pengiriman.
Cari Titik Tempat Antrean atau Penumpukan Mulai Terbentuk
Antrean barang, pallet, pesanan, atau pekerjaan yang menumpuk di depan suatu proses merupakan sinyal awal adanya ketidakseimbangan kapasitas.
Proses berikutnya mungkin tidak mampu menyelesaikan pekerjaan secepat proses sebelumnya menghasilkannya.
Kenali tanda penumpukan di antara proses. Beberapa contoh yang perlu diperhatikan antara lain:
- Barang selesai diterima, tetapi pallet menunggu terlalu lama sebelum dipindahkan ke lokasi penyimpanan.
- Pesanan sudah selesai dipicking, tetapi menumpuk karena proses packing belum mampu mengikutinya.
- Paket sudah dikemas, tetapi tertahan sebelum masuk ke proses shipping.
- Pekerjaan terus bertambah di satu area, sementara area lain terlihat lebih longgar.
Misalnya, tim picking mampu menyiapkan banyak pesanan, tetapi hanya sedikit yang selesai dikemas dalam periode yang sama. Kondisi tersebut mengarahkan pemeriksaan ke proses packing dan hubungan kerjanya dengan picking. Namun, penumpukan belum otomatis membuktikan penyebabnya; waktu proses dan kapasitas aktual tetap perlu diperiksa.
Bandingkan Waktu Proses dan Output di Setiap Tahap
Pengamatan visual perlu dilengkapi data sederhana. Waktu proses (processing time) menunjukkan durasi yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu aktivitas, sedangkan waktu tunggu (waiting time) menunjukkan berapa lama pekerjaan menunggu sebelum diproses.
Catat empat indikator operasional. Untuk setiap tahap, kumpulkan data dalam periode pengamatan yang sama:
- Volume masuk: jumlah barang, pallet, atau pesanan yang diterima proses.
- Output selesai: jumlah pekerjaan yang benar-benar diselesaikan.
- Waktu proses: durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Waktu tunggu: durasi pekerjaan berada dalam antrean sebelum ditangani.
Bandingkan hasilnya antarproses dan terhadap kondisi normal gudang. Jika volume masuk terus melebihi output, antrean bertambah, atau waktu tunggu semakin panjang, tahap tersebut layak diperiksa lebih lanjut. Pengukuran cycle time dan produktivitas juga membantu menunjukkan perubahan kinerja dari waktu ke waktu.
Hindari memakai satu angka sebagai standar untuk semua gudang. Jenis barang, jumlah pesanan, prosedur kerja, dan karakteristik operasional berbeda-beda sehingga hasil pengukuran perlu dinilai berdasarkan kondisi gudang sendiri.
Periksa Waste yang Menunjukkan Proses Tidak Mengalir
Selain antrean, perhatikan aktivitas yang menghabiskan waktu atau tenaga tanpa membantu barang bergerak menuju tahap berikutnya. Dalam operasional, kondisi ini dapat berupa waktu tunggu, perpindahan yang tidak perlu, transportasi berulang, penumpukan persediaan, atau pemeriksaan tambahan.
Amati gejala pemborosan saat pekerjaan berlangsung. Contoh gejala yang dapat diamati meliputi:
- Operator berjalan bolak-balik untuk mencari barang atau dokumen.
- Barang dipindahkan beberapa kali sebelum sampai ke lokasi tujuan.
- Pemeriksaan yang sama dilakukan berulang karena informasi belum lengkap.
- Pesanan terlalu lama menunggu persetujuan atau proses berikutnya.
Gejala tersebut membantu menentukan area yang perlu diselidiki, tetapi tidak semuanya merupakan bottleneck. Suatu aktivitas baru menjadi perhatian utama ketika terbukti menghambat kelancaran alur barang secara keseluruhan.
Cari Akar Masalah Setelah Titik Lambat Ditemukan
Setelah proses yang diduga menjadi bottleneck teridentifikasi, langkah berikutnya adalah mencari penyebabnya. Jangan langsung menyimpulkan bahwa tim bekerja terlalu lambat, sebab hambatan dapat berasal dari prosedur, peralatan, informasi, maupun pola beban kerja.
Periksa kemungkinan penyebabnya. Beberapa faktor yang dapat ditelusuri meliputi:
- Layout dan lokasi barang: jarak perpindahan terlalu jauh atau barang sulit ditemukan.
- SOP: langkah kerja berulang, prosedur kurang jelas, atau persetujuan terlalu lama.
- Kapasitas tim: jumlah pekerja atau pembagian tugas tidak sesuai dengan beban pekerjaan.
- Peralatan: alat pemindah barang, komputer, atau printer label menghambat penyelesaian pekerjaan.
- Data dan sistem: informasi stok tidak akurat atau dokumen belum lengkap.
- Pola volume: pekerjaan datang bersamaan pada jam tertentu sehingga kapasitas proses tidak mencukupi.
Contohnya, antrean di packing bisa disebabkan kurangnya meja kerja, verifikasi yang berulang, printer label yang lambat, atau lonjakan pekerjaan dari picking. Setiap kemungkinan perlu diuji melalui pengamatan dan data sebelum menentukan tindakan. Pendekatan analisis akar masalah membantu tim memahami penyebab, bukan sekadar menangani gejala.
Bedakan Bottleneck Permanen dengan Bottleneck Saat Peak
Tidak semua hambatan terjadi setiap hari. Ada bottleneck yang muncul secara konsisten, tetapi ada pula yang hanya terlihat ketika volume pesanan meningkat, misalnya saat promosi atau menjelang hari raya.
Bandingkan kondisi normal dan periode ramai. Untuk membedakannya, lakukan pemeriksaan berikut:
- Catat volume barang masuk dan jumlah pesanan pada hari normal serta periode ramai.
- Bandingkan output dan waktu tunggu pada periode tersebut.
- Periksa apakah antrean tetap terbentuk saat volume kembali normal.
- Telusuri apakah lonjakan terjadi pada jam tertentu atau sepanjang hari.
Gunakan data historis gudang sendiri sebagai pembanding, bukan angka peak yang berlaku untuk semua bisnis. Jika hambatan hanya muncul sesekali, kebutuhan penanganannya bisa berbeda dari masalah yang berlangsung setiap hari. Pembedaan ini membantu bisnis mempertimbangkan kebutuhan sumber daya berdasarkan pola aktual, bukan langsung mengambil keputusan investasi permanen.
Gunakan Tabel Diagnosis Bottleneck untuk Audit Awal
Tabel sederhana dapat membantu supervisor membandingkan kinerja setiap tahap dan menentukan bagian yang perlu diperiksa lebih mendalam.
| Tahap | Volume Masuk | Output | Waktu Tunggu | Gejala | Dugaan Penyebab |
| Receiving | 100 pallet | 100 pallet diterima | Rendah | Barang selesai diterima | Belum tentu ada hambatan |
| Putaway | 100 pallet | 70 pallet dipindahkan | Tinggi | Pallet menumpuk | Alat atau lokasi penyimpanan perlu diperiksa |
| Picking | 80 order | 80 order selesai | Rendah | Order siap dikemas | Periksa proses berikutnya |
| Packing | 80 order | 50 order selesai | Tinggi | Order menumpuk | Kapasitas kerja atau proses verifikasi |
| Shipping | 50 paket | 45 paket dikirim | Sedang | Paket menunggu penyerahan | Jadwal atau proses serah terima |
Angka pada tabel merupakan ilustrasi, bukan standar kinerja industri.
Cara membaca hasil pemeriksaan:
- Cari tahap yang output-nya tertinggal dibandingkan volume pekerjaan yang masuk.
- Periksa apakah waktu tunggu meningkat secara berulang.
- Cocokkan temuan dengan pengamatan langsung di lapangan.
- Catat dugaan penyebab dan data tambahan yang masih diperlukan.
Pengukuran waktu siklus pesanan (order cycle time) dan produktivitas dapat melengkapi pemeriksaan tersebut. Mekari Jurnal juga membahas metrik seperti waktu siklus pesanan dan produktivitas tenaga kerja sebagai indikator kinerja gudang.
Tabel ini berfungsi sebagai alat diagnosis awal. Keputusan akhir tetap memerlukan pemeriksaan penyebab dan dampak hambatan terhadap aliran barang secara keseluruhan.
Setelah Titiknya Ditemukan, Pahami Hubungan Setiap Area Gudang
Menemukan bottleneck gudang merupakan langkah awal untuk memahami mengapa arus barang melambat. Namun, memperbaiki satu proses tanpa memperhatikan hubungan dengan tahap lainnya berisiko memindahkan antrean ke bagian lain. Misalnya, mempercepat picking tanpa memperhitungkan kapasitas packing justru dapat menambah penumpukan pesanan.
Apabila di tahap ini Anda sudah menemukan proses yang paling sering menahan arus barang, pahami fungsi setiap area dan hubungan antartahap agar perbaikannya tidak memindahkan masalah ke proses lain. Pelajari fungsi receiving, penyimpanan, picking, packing, hingga shipping dalam operasional gudang secara lebih lengkap.
Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.
