Checklist Kesiapan Bisnis Sebelum Menambah Lokasi Gudang

Ketika distribusi bisnis semakin luas dan gudang utama mulai sulit mendukung pertumbuhan, menambah lokasi gudang bisa menjadi langkah yang dipertimbangkan.

Namun, kebutuhan ekspansi belum otomatis berarti bisnis siap mengoperasikan dua lokasi sekaligus. Pemilik bisnis perlu memastikan kesiapan biaya, pembagian stok, sistem, tim, fasilitas, dan administrasi sebelum mulai mencari gudang baru.

Checklist berikut membantu Anda menilai kesiapan operasional agar ekspansi direncanakan berdasarkan kebutuhan yang jelas.

A. Pastikan Kebutuhan Lokasi Baru Didukung Data Distribusi

Sebelum menyiapkan fasilitas, pastikan rencana ekspansi memiliki dasar data yang dapat diperiksa. Tujuannya adalah memahami wilayah yang akan dilayani dan masalah distribusi yang perlu ditangani.

Periksa data distribusi bisnis:

• Wilayah pelanggan dan asal pesanan sudah dipetakan.
• Frekuensi serta volume pengiriman ke wilayah tujuan telah diketahui.
• Jarak perjalanan armada dan keterlambatan pengiriman sudah dievaluasi.
• Area dengan biaya distribusi tinggi sudah diidentifikasi.
• Tujuan operasional gudang baru sudah ditetapkan.

Tanyakan kepada tim: pelanggan paling banyak berada di area mana, apakah permintaan di sana konsisten, dan masalah apa yang ingin diselesaikan melalui lokasi baru?

Kedekatan dengan pasar, pola permintaan, biaya transportasi, dan tingkat layanan merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam penempatan fasilitas logistik. 

B. Hitung Konsekuensi Biaya Mengoperasikan Gudang Tambahan

Harga sewa atau pembelian properti hanyalah sebagian dari biaya ekspansi. Dua lokasi berarti bisnis perlu membiayai dan mengelola aktivitas operasional di dua tempat.

Buat estimasi biaya tambahan:

• Sewa atau biaya penggunaan fasilitas.
• Utilitas, keamanan, dan pemeliharaan bangunan.
• Gaji serta kebutuhan tenaga kerja tambahan.
• Peralatan, teknologi, dan sistem pencatatan stok.
• Administrasi, pengawasan, dan pelaporan operasional.
• Biaya pengiriman awal stok ke lokasi baru.
• Potensi biaya transfer barang antargudang.

Bandingkan keseluruhan biaya menjalankan dua lokasi dengan potensi perubahan biaya distribusi ke pelanggan.

Lokasi yang lebih dekat dengan pasar dapat membantu mengurangi perjalanan outbound, tetapi manfaat tersebut tidak otomatis menutup biaya tetap dan operasional tambahan. 

C. Tentukan Stok Apa yang Akan Ditempatkan di Lokasi Baru

Membuka gudang kedua tidak berarti semua jenis barang harus dibagi rata. Pembagian stok perlu mengikuti fungsi lokasi dan kebutuhan pelanggan yang dilayani.

Tentukan prioritas persediaan:

• Identifikasi barang yang paling sering dikirim ke wilayah tujuan.
• Pilih SKU dengan pola permintaan yang relatif konsisten.
• Tentukan stok yang tetap harus tersedia di gudang utama.
• Tetapkan cara pengisian ulang stok di lokasi tambahan.
• Tentukan pihak yang bertanggung jawab atas transfer barang.

Misalnya, distributor bahan bangunan dapat mempertimbangkan penempatan produk tertentu yang sering dipesan pelanggan di wilayah baru. Namun, keputusan perlu memperhitungkan karakter barang, pola permintaan, kebutuhan layanan, dan biaya penyimpanan. Pembagian stok yang tepat membantu menghindari kondisi ketika satu lokasi kelebihan barang sementara lokasi lain kekurangan. 

D. Pastikan Sistem Dapat Mengontrol Stok di Dua Lokasi

Ketika persediaan tersebar, pencatatan manual yang sebelumnya cukup untuk satu gudang mungkin menjadi lebih sulit dikendalikan.

Bisnis perlu memastikan bahwa informasi stok tetap konsisten meskipun transaksi berlangsung di lokasi berbeda.

Periksa kemampuan pencatatan stok:

• Stok tersedia dapat dilihat berdasarkan lokasi.
• Barang masuk dan keluar tercatat secara konsisten.
• Transfer antargudang dapat dicatat dan ditelusuri.
• Selisih stok dapat diketahui dan diperiksa.
• Laporan persediaan dapat digunakan untuk mengambil keputusan.

Sistem tidak harus selalu berupa perangkat lunak khusus, tetapi metode pencatatannya harus sesuai dengan skala operasi dan mampu menjaga akurasi data.

Sistem inventaris terpusat dapat membantu memantau stok serta perpindahan barang lintas lokasi. 

E. Siapkan SOP dan Tim Sebelum Operasional Terbagi

Gudang tambahan membutuhkan pembagian tanggung jawab yang jelas. Tanpa prosedur dan pengawasan yang konsisten, setiap lokasi berisiko menjalankan standar kerja berbeda.

Pastikan tim dan prosedur siap:

• Penanggung jawab atau PIC setiap lokasi sudah ditentukan.
• Tanggung jawab penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang sudah jelas.
• Prosedur transfer stok dan stock opname telah disepakati.
• Penanganan selisih stok memiliki alur pelaporan.
• Laporan operasional disampaikan secara rutin kepada pengelola pusat.
• Tim dapat menjalankan kegiatan sesuai standar tanpa menunggu keputusan pemilik untuk setiap pekerjaan rutin.

Ajukan pertanyaan sederhana: jika pemilik tidak berada di gudang kedua setiap hari, apakah orang dan proses di sana tetap dapat berjalan dengan standar yang sama? Jawabannya membantu menilai kesiapan pengelolaan dua lokasi.

F. Tentukan Requirement Lokasi Sebelum Mulai Mencari Gudang

Setelah kesiapan internal diperiksa, terjemahkan kebutuhan bisnis menjadi kriteria fasilitas. Jangan hanya mencari gudang berdasarkan harga murah atau tampilan bangunan.

Buat daftar kebutuhan fasilitas:

• Area pelanggan yang akan dilayani sudah ditentukan.
• Akses kendaraan sesuai dengan jenis armada dan karakter barang.
• Kapasitas ruang sesuai kebutuhan penyimpanan dan pergerakan stok.
• Tersedia listrik, internet, keamanan, dan tenaga kerja yang dibutuhkan.
• Kondisi drainase dan risiko banjir telah diperiksa.
• Lokasi memiliki akses distribusi yang sesuai.
• Tersedia peluang penyesuaian fasilitas jika bisnis berkembang.

Kedekatan dengan pelanggan, akses transportasi, infrastruktur, biaya operasional, ketersediaan tenaga kerja, dan ruang pertumbuhan dapat menjadi pertimbangan pemilihan fasilitas logistik. 

G. Periksa Kesiapan Administrasi Pergudangan

Selain operasional, pembukaan lokasi baru dapat menimbulkan kebutuhan administrasi tambahan. Persyaratannya perlu diperiksa berdasarkan jenis kegiatan, barang yang disimpan, dan ketentuan yang berlaku.

Periksa dokumen yang relevan:

• Data alamat, kepemilikan, atau pengelolaan gudang telah disiapkan.
• Dokumen penggunaan fasilitas dan perjanjian sewa telah diperiksa jika relevan.
• Kebutuhan perizinan pergudangan, termasuk Tanda Daftar Gudang (TDG) apabila diwajibkan, telah dikonfirmasi.
• Pencatatan stok dan dokumen transaksi memiliki penanggung jawab.
• Kewajiban administrasi sesuai kegiatan usaha telah dikonsultasikan kepada pihak berwenang jika diperlukan.

Kementerian Perdagangan menyediakan layanan informasi dan konsultasi terkait TDG. Namun, jangan menganggap semua kegiatan usaha memiliki kewajiban identik; periksa ketentuan yang berlaku untuk kondisi bisnis Anda. 

Gunakan Checklist untuk Memastikan Bisnis Siap Menambah Lokasi Gudang

Gunakan tabel berikut untuk merangkum hasil pemeriksaan sebelum melanjutkan rencana ekspansi.

Jika Kebutuhan Sudah Jelas, Mulai Bandingkan Pilihan Lokasi Gudang

Setelah kebutuhan distribusi, biaya, stok, sistem, dan tim diperiksa, Anda akan memiliki gambaran lebih konkret tentang fasilitas yang dibutuhkan.

Gunakan persyaratan tersebut untuk membandingkan lokasi berdasarkan area ekspansi, akses operasional, karakter barang, serta rencana pertumbuhan bisnis.

Jika kebutuhan distribusi, biaya, stok, sistem, dan tim sudah siap, langkah berikutnya adalah mencari lokasi gudang yang sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis. Lihat pilihan beberapa lokasi gudang yang tersedia dari Waringin Warehouse untuk mulai membandingkan lokasi yang tersedia berdasarkan area ekspansi Anda.

Waringin Warehouse

Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.