Kita semua pasti pernah mengalami ini: lagi asyik-asyiknya browsing produk yang diincar, siap checkout, eh, malah ketemu tulisan out of stock atau “tunggu dulu, barang ini sedang dipesan ulang.” Rasa kecewanya bukan main! Tapi coba bayangkan dari sisi bisnis – menjaga stok selalu tersedia itu tantangan tersendiri. Salah satu solusi penting dalam dunia bisnis retail dan e-commerce adalah mengelola backorder dengan baik. Bagaimana caranya?
Backorder bukan hanya soal “menyimpan pesanan yang tertunda,” tetapi lebih dari itu – ini cara jitu untuk tetap melayani pelanggan tanpa kehilangan penjualan. Mari kita bahas trik-trik cerdik untuk mengelola backorder agar stok kosong bisa dihindari dan pelanggan tetap happy!
Apa Itu Backorder, dan Mengapa Penting?
Pertama, apa sebenarnya backorder itu? Backorder adalah pesanan dari pelanggan untuk produk yang sementara kosong tetapi tetap dicatat dan akan dipenuhi saat stok tersedia kembali. Bisa dibilang, backorder adalah jembatan yang menghubungkan bisnis dengan permintaan yang lebih besar dari suplai. Bayangkan jika tanpa backorder – pelanggan yang kecewa bisa langsung berpaling ke kompetitor.
Mengelola backorder juga membantu bisnis mendapatkan data yang akurat mengenai produk mana yang paling diminati, berapa volume permintaan yang tinggi, dan bagaimana strategi produksi atau pengadaan bisa disesuaikan.
1. Buat Sistem Pemantauan Stok yang Akurat dan Real-Time
Nah, sebelum membahas cara menata backorder, kita perlu menyiapkan fondasinya dulu, yaitu pemantauan stok yang andal. Bayangkan saja jika tidak ada sistem pemantauan stok yang real-time; pasti akan kebingungan saat permintaan melonjak tiba-tiba. Di sinilah pentingnya memiliki perangkat lunak yang bisa memantau stok barang secara otomatis. Dengan begitu, Anda bisa tahu kapan harus melakukan re-stock sebelum barang betul-betul habis. Ada banyak pilihan software di luar sana yang bisa diintegrasikan langsung dengan website e-commerce Anda untuk memperbarui stok secara otomatis.
Dulu saya pernah kerja di toko online kecil yang mengandalkan pencatatan manual. Setiap ada pesanan, harus dicek stoknya dulu. Kebayang nggak, betapa ribetnya? Begitu pindah ke sistem digital, hidup jadi lebih gampang. Nggak ada lagi yang namanya “kok barang ini nggak ada padahal di sistem ada.”
2. Berkomunikasi dengan Supplier Secara Proaktif
Ini klise tapi nyata – komunikasi adalah kunci segalanya! Dalam hal backorder, komunikasi dengan supplier adalah langkah yang krusial. Cobalah untuk membangun hubungan baik dengan para supplier dan lakukan kontak rutin, apalagi jika ada produk yang sering kosong stoknya. Pastikan supplier juga punya kapasitas untuk memenuhi permintaan pesanan yang besar atau tiba-tiba. Dalam beberapa kasus, mungkin ada baiknya untuk menyimpan kontak beberapa supplier cadangan.
Menurut saya, memiliki lebih dari satu supplier adalah semacam “jaring pengaman.” Misalnya, jika supplier utama mengalami kendala, kita masih punya opsi lain. Lebih aman, kan?
3. Tetapkan Periode Waktu Pemenuhan yang Realistis untuk Backorder
Pernah nggak, merasa kecewa karena menunggu sesuatu yang lama? Itulah mengapa penting untuk memberikan estimasi waktu pemenuhan backorder yang realistis. Jika stok akan tersedia dalam dua minggu, jangan katakan satu minggu hanya demi membuat pelanggan senang. Kalau pelanggan menunggu lebih lama dari yang dijanjikan, yang ada malah makin kecewa. Jelaskan estimasi pengiriman secara detail dan transparan.
Studi menunjukkan bahwa pelanggan lebih memilih menunggu dengan informasi yang jelas daripada dibiarkan dalam ketidakpastian. Transparansi dalam backorder juga membuat pelanggan merasa lebih percaya pada bisnis Anda.
4. Beri Pilihan Alternatif atau Produk Pengganti
Satu trik yang cukup efektif dalam menangani backorder adalah dengan menawarkan produk alternatif atau produk yang mirip. Dengan begitu, pelanggan tetap punya pilihan daripada harus menunggu. Misalnya, jika mereka ingin membeli kaos warna biru yang sedang kosong, Anda bisa menawarkan kaos dengan warna yang mirip atau desain serupa yang tersedia. Ini bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dan membantu mereka tetap merasa dihargai.
Bayangkan, customer mau beli sneakers biru, tapi warna itu kosong. Eh, malah ditawarin yang warna ungu neon. Mungkin mereka bakal mikir, “Serius, nih?” Jadi pastikan alternatif yang ditawarkan masih relevan!
5. Lakukan Pemantauan Permintaan Secara Berkala
Salah satu alasan kenapa backorder sering terjadi adalah karena lonjakan permintaan yang tidak terduga. Di sinilah analisis data permintaan memainkan peran penting. Anda bisa mulai dengan memantau tren pembelian dalam periode tertentu – apakah ada waktu-waktu tertentu ketika permintaan meningkat? Atau mungkin ada kategori produk yang sering habis stoknya? Dengan pemantauan yang konsisten, Anda bisa mengantisipasi kebutuhan pelanggan di masa mendatang dan mencegah terjadinya backorder.
Bagi saya, data itu ibarat emas di dunia bisnis. Semakin banyak data yang kita punya, makin akurat prediksi kita soal stok. Ini cara terbaik untuk menjaga kepuasan pelanggan, kan?
6. Komunikasikan Status Backorder Secara Transparan dengan Pelanggan
Jangan biarkan pelanggan dibiarkan “tergantung” tanpa informasi. Mengelola backorder dengan sukses juga berarti komunikasi yang jelas dengan pelanggan. Jika ada produk yang dalam status backorder, berikan opsi kepada pelanggan untuk mendapat notifikasi saat stok kembali tersedia. Atau jika ada kendala tambahan, informasikan dengan jujur.
Saya pernah memesan gadget yang ternyata harus menunggu karena stok kosong. Satu-satunya hal yang bikin saya tetap tenang adalah karena mereka update terus lewat email tentang statusnya. Jadi saya tahu mereka tidak lupa pesanan saya.
7. Tetapkan Kebijakan Pengembalian yang Fleksibel untuk Pesanan Backorder
Pelanggan adalah raja, dan kita harus menjaga kepercayaan mereka dengan memberikan kebijakan pengembalian yang fleksibel untuk pesanan backorder. Ada kalanya pelanggan berubah pikiran setelah beberapa waktu, dan ini wajar. Pastikan mereka tahu bahwa mereka bisa membatalkan atau mengembalikan pesanan backorder jika sudah tidak dibutuhkan. Fleksibilitas ini dapat meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap bisnis Anda.
Menurut saya, fleksibilitas pengembalian bukan hanya tentang menarik minat pelanggan, tapi juga tentang menjaga kepercayaan mereka. Pelanggan merasa lebih aman saat tahu mereka punya opsi jika sesuatu tidak berjalan sesuai harapan.
8. Gunakan Sistem Otomatisasi dalam Pengelolaan Backorder
Teknologi adalah sahabat terbaik dalam mengelola backorder dengan lebih efektif. Dengan sistem otomatisasi, proses backorder bisa ditangani lebih mudah dan cepat, mulai dari pemesanan hingga pemberitahuan ke pelanggan. Banyak platform e-commerce yang menyediakan opsi otomatisasi dalam mengelola stok dan pesanan yang tertunda. Mengadopsi teknologi ini akan membuat bisnis lebih efisien dan dapat diandalkan.
Data menunjukkan bahwa otomatisasi dalam pengelolaan stok dan backorder dapat mengurangi kesalahan manusia hingga 40%, meningkatkan akurasi pesanan, dan mempercepat proses penanganan pesanan.
9. Evaluasi dan Adaptasi Strategi Backorder secara Berkala
Backorder bukan hal yang bisa diabaikan, dan evaluasi berkala sangat penting. Lakukan analisis setiap beberapa bulan untuk menilai apakah strategi yang digunakan masih relevan atau perlu diperbarui. Jangan ragu untuk beradaptasi sesuai dengan kondisi pasar, tren pembelian, dan perilaku pelanggan. Evaluasi ini akan membuat Anda semakin jeli dalam memprediksi permintaan. Selain itu, memastikan ketersediaan tempat penyimpanan barang juga penting agar stok aman saat permintaan meningkat. Jika ruang penyimpanan terbatas, Anda bisa mempertimbangkan sewa gudang untuk menampung barang-barang yang dibutuhkan saat permintaan sedang tinggi.
Saya pernah bekerja di tim logistik, dan setelah evaluasi berkala, kami sadar ada pola yang berulang. Produk tertentu habis stoknya pada bulan-bulan tertentu, dan kami bisa merencanakan stok jauh lebih baik setelah itu.
Mengelola backorder bisa menjadi tantangan, tetapi dengan strategi yang tepat, ini adalah kesempatan untuk membuat pelanggan tetap merasa dihargai dan bisnis tetap berjalan lancar. Ingat, pelanggan yang puas akan membawa dampak positif bagi bisnis Anda. Jadi, siap mengelola backorder dengan lebih baik?
Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.