Berapa Lama Bongkar Muat Ideal di Loading Dock Gudang?

Tidak ada satu durasi yang berlaku universal untuk menentukan waktu bongkar muat ideal di loading dock gudang.

Lama proses bergantung pada:

• Volume barang
• Jenis kendaraan
• Karakteristik muatan
• Alat penanganan
• Jumlah operator
• Kesiapan proses pendukung

Karena itu, gudang sebaiknya mengukur waktu operasionalnya sendiri, mulai dari kendaraan tiba hingga meninggalkan fasilitas, kemudian membandingkan durasi untuk pekerjaan dengan kondisi yang sejenis.

Pengukuran ini perlu membedakan waktu aktif memindahkan barang dari waktu tunggu akibat antrean, kesiapan barang, atau dokumentasi. Dengan begitu, durasi kendaraan yang panjang tidak langsung dianggap sebagai masalah pada proses bongkar muat.

Bedakan Waiting Time, Loading/Unloading Time, dan Turnaround Time

Setiap metrik di loading dock mengukur bagian proses yang berbeda. Jika seluruh waktu kendaraan berada di gudang dianggap sebagai waktu bongkar muat, penyebab keterlambatan bisa sulit dikenali.

Istilah dwell time juga digunakan dalam logistik untuk menggambarkan lamanya kendaraan atau barang tertahan di suatu lokasi sebelum melanjutkan proses berikutnya. 

Sebagai contoh, truk bisa menghabiskan waktu lama di gudang karena harus menunggu barang siap, meskipun proses pemindahan barang berlangsung normal.

Dengan memisahkan metrik, pengelola dapat mengetahui bagian mana yang benar-benar membutuhkan perhatian.

Ukur Durasi Bongkar Muat dari Arrival sampai Departure

Pengukuran yang konsisten membantu gudang membangun baseline atau gambaran awal kinerja operasional. Catat waktu pada setiap tahapan utama, bukan hanya ketika pekerjaan dimulai dan selesai.

Timestamp yang perlu dicatat:

• Arrival/check-in: kendaraan tiba dan tercatat di fasilitas.
• Mulai docking: kendaraan mulai menempati loading dock.
• Mulai loading/unloading: pemindahan barang dimulai.
• Selesai loading/unloading: aktivitas pemindahan barang berakhir.
• Dokumentasi selesai: pemeriksaan atau administrasi dituntaskan jika diperlukan.
• Departure: kendaraan meninggalkan fasilitas.

Catatan tersebut dapat digunakan untuk menghitung waiting time, waktu aktif bongkar muat, dan turnaround time. Salah satu contoh sumber membedakan waktu yang direncanakan dengan waktu pelaksanaan aktual sehingga durasi rencana dapat dibandingkan dengan realisasinya. 

Jika belum menggunakan sistem pencatatan otomatis, spreadsheet atau formulir manual tetap dapat menjadi langkah awal. Hal terpenting adalah menggunakan definisi waktu yang sama dan mencatat setiap kendaraan secara konsisten.

Faktor yang Membuat Waktu Bongkar Muat Berbeda

Dua truk yang datang ke gudang yang sama belum tentu membutuhkan durasi pelayanan yang sama. Perbedaan waktu perlu dinilai berdasarkan kondisi pekerjaan, bukan hanya hasil akhirnya.

Faktor utama yang memengaruhi durasi:

• Volume barang: semakin banyak pallet atau karton yang dipindahkan, semakin besar pekerjaan yang harus diselesaikan.
• Jenis kendaraan dan muatan: ukuran kendaraan, susunan barang, serta karakteristik produk memengaruhi cara penanganannya.
• Metode handling: pemindahan manual dan penggunaan forklift dapat memiliki kebutuhan waktu yang berbeda.
• Ketersediaan operator dan alat: pekerjaan dapat tertunda ketika tenaga kerja atau alat yang dibutuhkan belum tersedia.
• Kesiapan barang: muatan yang belum terkumpul di area staging dapat memperpanjang proses.
• Konfigurasi dock: dimensi pintu, akses kendaraan, dan karakteristik bangunan ikut memengaruhi kelancaran aktivitas. 
• Dokumentasi dan koordinasi: pemeriksaan dokumen atau kedatangan kendaraan yang tidak selaras dengan kesiapan gudang dapat menambah waktu tunggu. 

Faktor-faktor tersebut perlu dicatat agar perbandingan waktu tidak menghasilkan kesimpulan yang keliru. Durasi yang lebih panjang belum tentu menandakan proses tidak efisien jika volume dan tingkat kesulitannya juga lebih besar.

Buat Baseline Berdasarkan Jenis Truk & Workload

Baseline adalah gambaran kinerja awal yang digunakan sebagai pembanding untuk periode berikutnya. Gudang sebaiknya membangun baseline dari data operasionalnya sendiri, bukan langsung menggunakan satu angka ideal dari fasilitas lain.

Cara membentuk baseline operasional:

1. Kelompokkan pekerjaan sejenis. Pisahkan data berdasarkan jenis truk, jenis muatan, dan karakteristik pekerjaan.
2. Catat timestamp utama. Rekam kedatangan, mulai pelayanan, mulai dan selesai bongkar muat, serta keberangkatan.
3. Catat volume barang. Sertakan jumlah pallet, karton, atau satuan lain yang relevan.
4. Pisahkan waktu tunggu dan waktu aktif. Jangan mencampur antrean dengan durasi pemindahan barang.
5. Bandingkan beberapa periode. Gunakan data dari pekerjaan yang sebanding untuk melihat pola dan perubahan kinerja.

Contoh tabel pencatatan sederhana:

Angka pada tabel hanya ilustrasi, bukan standar waktu ideal. Truk B membutuhkan waktu aktif lebih lama, tetapi volumenya juga dua kali lebih besar. Karena itu, kedua pekerjaan tidak bisa dibandingkan hanya berdasarkan total menit.

Baseline perlu ditinjau kembali ketika volume, jenis kendaraan, alat penanganan, atau alur kerja berubah.

Jika Durasi Meningkat, Cari Apakah Masalahnya di Dock atau Proses Pendukung

Sebelum menyimpulkan loading dock tidak efisien, periksa komponen waktu yang mengalami peningkatan.

Cara membaca perubahan durasi:

• Waiting time meningkat, tetapi waktu aktif stabil: periksa waktu kedatangan kendaraan, kesiapan barang, staging, ketersediaan operator, alat handling, dan dokumen.
• Waktu aktif meningkat untuk pekerjaan sejenis: periksa metode penanganan, aliran material, akses ke dock, serta ketersediaan alat.
• Turnaround time meningkat, tetapi waktu bongkar muat tetap: telusuri apakah tambahan waktu terjadi sebelum pelayanan, setelah barang selesai dipindahkan, atau saat penyelesaian administrasi.

Antrean tidak selalu disebabkan oleh jumlah dock. Ketidaksesuaian antara kedatangan kendaraan, kesiapan barang, tenaga kerja, dan alat juga dapat membuat kendaraan menunggu lebih lama. 

Gunakan Data Waktu untuk Menentukan Target yang Realistis

Target waktu bongkar muat sebaiknya disusun berdasarkan urutan berikut:

• Kelompokkan operasi dengan karakteristik yang sebanding.
• Catat timestamp dan volume barang secara konsisten.
• Pisahkan waktu tunggu dari waktu aktif.
• Bandingkan hasil aktual dengan baseline pada beberapa periode.
• Telusuri penyebab perbedaan sebelum menetapkan target perbaikan.

Target yang realistis bukan sekadar durasi tercepat, melainkan waktu yang dapat dicapai secara konsisten dengan mempertimbangkan workload, sumber daya, dan kebutuhan operasional.

Perbandingan antara waktu rencana dan waktu aktual juga membantu menunjukkan apakah penyimpangan terjadi pada tahap tertentu. 

Setelah Waktu Terukur, Tingkatkan Produktivitas Loading Dock secara Menyeluruh

Dengan mengukur waktu secara konsisten, pengelola gudang dapat membedakan waktu tunggu dan waktu aktif, mengetahui durasi kendaraan dari kedatangan hingga keberangkatan, serta membentuk baseline untuk pekerjaan yang sejenis.

Data tersebut menjadi dasar untuk memahami bagian proses yang masih mengalami keterlambatan.

Setelah waktu bongkar muat dapat diukur dengan konsisten, hasilnya bisa digunakan untuk melihat bagian lain dari loading dock yang masih menghambat arus barang. Perhatikan juga koordinasi kendaraan, kesiapan proses, dan pemanfaatan area dock agar distribusi dapat berjalan lebih lancar dan produktif.

Waringin Warehouse

Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.