Ketika jumlah stok terus bertambah dan gudang terasa semakin penuh, bisnis perlu menghitung kebutuhan kapasitas sebelum memutuskan menyewa atau membangun gudang baru.
Cara menghitung kapasitas penyimpanan gudang dimulai dengan mengetahui jumlah dan volume barang yang harus disimpan, kemudian membandingkannya dengan ruang penyimpanan efektif yang tersedia.
Perhitungan ini tidak cukup berdasarkan jumlah unit atau luas bangunan karena ukuran barang, metode penyimpanan, akses kerja, dan kebutuhan operasional juga memengaruhi kapasitas.
Kapasitas Penyimpanan Gudang Bukan Sekadar Luas Bangunan
Luas bangunan menunjukkan ukuran lantai gudang, sedangkan kapasitas penyimpanan menggambarkan seberapa banyak barang yang benar-benar dapat ditempatkan dengan aman dan tetap mendukung kegiatan operasional.
Sebagian ruang perlu digunakan untuk:
- Kantor
- Jalur pergerakan
- Penerimaan barang
- Pengemasan
- Pengiriman
Karena itu, kapasitas gudang dapat dinilai menggunakan dua pendekatan:
- Kapasitas berdasarkan volume: ruang yang tersedia untuk menampung barang, biasanya dinyatakan dalam meter kubik (m³).
- Kapasitas berdasarkan posisi penyimpanan: jumlah tempat penyimpanan yang tersedia, misalnya posisi pallet pada rak.
Volume bangunan secara teoritis tidak sama dengan volume yang dapat digunakan untuk menyimpan barang. Area kerja, lorong (aisle), akses forklift, dan kebutuhan keselamatan harus diperhitungkan agar kapasitas tidak diperkirakan terlalu tinggi.
Data Stok yang Perlu Disiapkan Sebelum Menghitung Kapasitas
Sebelum mulai menghitung, kumpulkan data yang menggambarkan kondisi persediaan dan cara barang disimpan. Data yang lengkap membantu menghasilkan estimasi yang lebih realistis.
Data utama untuk perhitungan:
- Jumlah stok: total unit atau kuantitas setiap jenis barang yang perlu ditampung.
- Jumlah dan jenis SKU: SKU adalah kode untuk membedakan jenis atau varian barang.
- Dimensi atau volume per unit: panjang, lebar, dan tinggi barang atau kemasannya.
- Metode penyimpanan: barang ditumpuk langsung (stacking), diletakkan di rak, atau disimpan menggunakan pallet.
- Tinggi penyimpanan efektif: tinggi yang benar-benar dapat digunakan dengan mempertimbangkan struktur bangunan, rak, dan batas aman penyimpanan.
- Kebutuhan pallet: jumlah pallet dan ukuran masing-masing jika sistem penyimpanan menggunakannya.
Jika gudang menyimpan berbagai jenis produk, kelompokkan barang berdasarkan karakteristik yang serupa, seperti:
- Ukuran kemasan
- Berat
- Bentuk
- Metode penyimpanan
Dua produk dengan jumlah masing-masing 1.000 unit belum tentu membutuhkan ruang yang sama karena dimensi dan cara penempatannya bisa berbeda.
Cara Memperkirakan Kebutuhan Kapasitas Berdasarkan Jumlah Stok
Perkiraan awal dapat dihitung dengan mengalikan jumlah barang dengan volume setiap unit.
Pendekatan ini sejalan dengan konsep required capacity yang menggunakan volume barang dan jumlah stok yang direncanakan untuk memperkirakan kebutuhan kapasitas.
Rumus sederhananya:
Volume Stok = Jumlah Unit x Volume per Unit
Contoh perhitungan kebutuhan ruang:
Misalnya, sebuah gudang menyimpan 500 karton dengan ukuran masing-masing 40 × 25 × 40 cm.
Volume satu karton:
0,4 x 0,25 x 0,4 = 0,04 m3
Total volume stok:
500 x 0,04 = 20 m3
Artinya, volume fisik 500 karton tersebut adalah 20 m³. Angka ini merupakan titik awal, bukan berarti gudang cukup menyediakan ruang 20 m³ karena cara penumpukan, pallet, rak, dan akses pengambilan barang turut memengaruhi kebutuhan ruang sebenarnya.
| Jenis Data | Nilai Contoh | Fungsi dalam Perhitungan |
| Jumlah stok | 500 karton | Menentukan kuantitas barang |
| Volume per karton | 0,04 m³ | Mengetahui ruang setiap unit |
| Total volume stok | 20 m³ | Memperkirakan volume fisik barang |
| Metode penyimpanan | Rak atau pallet | Menentukan kebutuhan posisi penyimpanan |
| Tinggi efektif | Diukur dari kondisi gudang | Membantu memperkirakan pemanfaatan ruang vertikal |
Jika ukuran barang berbeda-beda, hitung volume setiap kelompok SKU, lalu jumlahkan hasilnya. Apabila gudang menggunakan pallet atau rak, perhitungan juga perlu disesuaikan dengan dimensi unit penyimpanan dan batas kapasitasnya.
Jangan Menganggap Seluruh Ruang Gudang Bisa Diisi Barang
Kapasitas teoritis tidak selalu mencerminkan kapasitas yang dapat digunakan dalam kegiatan sehari-hari.
Gudang membutuhkan ruang untuk:
- Pergerakan barang
- Akses pekerja
- Kelancaran proses masuk maupun keluar
Beberapa area yang perlu diperhitungkan adalah:
- Aisle atau lorong: jalur untuk pekerja, alat angkut, dan forklift.
- Receiving dan loading: area untuk menerima serta mengirim barang.
- Staging: ruang sementara untuk barang yang menunggu proses berikutnya.
- Area picking dan packing: tempat pengambilan, pemeriksaan, dan pengemasan pesanan.
- Ruang non-storage: kantor, fasilitas pendukung, serta area lain yang tidak digunakan untuk menyimpan barang.
Tinggi bangunan juga tidak otomatis menjadi tinggi penyimpanan efektif. Struktur atap, lampu, sprinkler, batas aman rak, serta karakteristik barang dapat membatasi ruang yang bisa digunakan.
Dengan demikian, estimasi kapasitas perlu didasarkan pada konfigurasi penyimpanan aktual, bukan hanya hasil perkalian luas lantai dan tinggi bangunan.
Bandingkan Required Capacity dengan Available Capacity
Setelah menghitung kebutuhan stok, bandingkan hasilnya dengan kapasitas penyimpanan efektif yang benar-benar tersedia.
Dalam perencanaan gudang, required capacity adalah kapasitas yang dibutuhkan, sedangkan available capacity adalah kapasitas yang tersedia untuk digunakan. Perbandingan keduanya membantu memperlihatkan apakah persediaan masih dapat ditampung.
Contoh sederhana berikut menggunakan volume sebagai satuan perbandingan.
| Kebutuhan Kapasitas | Kapasitas Tersedia | Selisih | Interpretasi |
| 20 m³ | 24 m³ | +4 m³ | Secara volume, kapasitas masih mencukupi |
| 20 m³ | 20 m³ | 0 m³ | Tidak ada sisa kapasitas berdasarkan estimasi |
| 20 m³ | 18 m³ | −2 m³ | Terdapat kekurangan kapasitas sebesar 2 m³ |
Angka tersebut hanya ilustrasi dan belum memperhitungkan seluruh batas penyimpanan fisik maupun kebutuhan operasional.
Jika kapasitas yang tersedia sudah mendekati batas atau lebih kecil daripada kebutuhan, evaluasi lebih lanjut diperlukan untuk mengetahui apakah ruang yang ada masih bisa dimanfaatkan secara lebih efektif atau memang membutuhkan tambahan ruang.
Perhitungkan Fluktuasi Stok & Pertumbuhan Bisnis
Kebutuhan kapasitas tidak sebaiknya dihitung hanya dari jumlah stok pada satu hari. Volume persediaan dapat berubah karena:
- Musim penjualan
- Jadwal pembelian
- Waktu kedatangan barang
- Kebijakan stok pengaman (safety stock)
Untuk membuat estimasi lebih realistis, pertimbangkan:
- Stok puncak: jumlah persediaan tertinggi yang pernah terjadi pada periode tertentu.
- Pola musiman: peningkatan stok menjelang periode penjualan ramai.
- Safety stock: persediaan cadangan untuk menghadapi ketidakpastian permintaan atau pasokan.
- Rencana pertumbuhan: proyeksi peningkatan stok berdasarkan rencana bisnis yang tersedia.
Gunakan riwayat persediaan dan pola bisnis sendiri untuk memperkirakan cadangan kapasitas.
Tidak ada persentase tambahan yang otomatis cocok untuk semua gudang. Tujuannya adalah memastikan kapasitas tetap memadai ketika stok meningkat, bukan hanya ketika persediaan berada pada kondisi normal.
Apakah Ruang Existing Masih Bisa Dioptimalkan?
Dengan mengetahui jumlah dan volume stok, kebutuhan ruang penyimpanan, serta kapasitas efektif yang tersedia, bisnis dapat menilai apakah gudang masih memadai untuk mendukung operasional distribusi.
Hasil perhitungan ini juga menjadi dasar untuk membedakan kekurangan kapasitas yang nyata dari penggunaan ruang yang belum efektif.
Setelah kebutuhan kapasitas gudang mulai terlihat, lpastikan ruang yang sudah dimiliki benar-benar dimanfaatkan secara optimal. Pelajari cara menata rak, mengelompokkan barang, dan mengelola ruang penyimpanan agar kapasitas existing dapat digunakan lebih efektif sebelum memutuskan menambah ruang baru.
Waringin Warehouse merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan layanan jual dan sewa gudang di Surabaya, Malang, Tangerang dan Jakarta. Perusahaan ini didirikan oleh Waringin Group, sebuah perusahaan pengembang properti yang telah memiliki pengalaman lebih dari 40 tahun.
